Automatización de negocio · Fase 2

El plan del ERP propio

Workflows, usuarios y roadmap — de GoHighLevel
a un solo sistema, suyo. MVP por MVP.
Doctoras Guerrero — El Estudio
Hernán Arévalo · EQAPLA  ·  3 de julio de 2026  ·  para decisión de Dirección
01

Dónde estamos
y qué se decidió

Lo que ya está en marcha, y la decisión que este deck desarrolla.
El punto de partida

Ya construimos la base

✅
GHL operativo
Pipeline, campos y calendarios listos. Jennifer capacitada (30-jun).
📱
WhatsApp conectado
Número nuevo en la API de Meta. Perfil "El Estudio" en aprobación.
🗂️
Base depurada
12,109 contactos únicos · 9,935 limpios listos para campañas.
📋
19 flujos + benchmark
Catálogo de flujos documentado (25-jun) y benchmark de software dental (23-jun).
Nota honesta: la revisión de flujos con Dirección movió ~2 semanas la salida del bot. Fue la decisión correcta — el guion quedó aprobado por el negocio, no improvisado.
La decisión de Dirección

Construimos el ERP dental
propio, módulo por módulo.

Next.js + Supabase · SUNAT vía API NubeFacT (el mismo PSE de hoy). GoHighLevel sostiene la operación mientras se construye — y se apaga cuando el ERP ya lo reemplaza.
DOCTOCLIQ OFF
diciembre 2026
GOHIGHLEVEL OFF
marzo 2027
AL FINAL DE LAS CUOTAS
propiedad de la clínica
La pregunta incómoda, de frente

¿Por qué construir y no comprar SIT-Dental?

Comprar · Escenario A
  • ❌ S/ 299–999 al mes, para siempre — nunca es suyo
  • ❌ La API que el bot necesita: solo en el plan de S/ 999/mes
  • ❌ Los 19 flujos se adaptan a lo que el software permita
  • ❌ Vuelve el límite de médicos por licencia
Construir · Escenario C (elegido)
  • ✅ Cuota por tiempo definido → al final es de la clínica
  • ✅ Hecho alrededor de los 19 flujos, no al revés
  • ✅ Sin límite de médicos ni de usuarios
  • ✅ WhatsApp directo con Meta → se apaga GHL
Red de seguridad:  el Escenario A queda como plan B contractual. Si el MVP 2 se retrasa más de 6 semanas, se reabre con demo formal. La decisión de hoy no es irreversible.
02

Los workflows
del bot

19 flujos + 2 transversales. Cuáles se encienden ya, cuáles espera el ERP, y por qué esos son el retorno.
El catálogo en una vista

19 flujos + 2 transversales

12+2
GHL Nativo
Se encienden ya — el trabajo de julio
6
Requiere datos
Bloqueados por falta de capa de datos
1
Construible
Lista de espera / cancelaciones
El 63% se enciende ya con GHL. Los 6 bloqueados no esperan tecnología de mensajería: esperan una capa de datos que Doctocliq no puede exponer (sin API). Esa capa es exactamente lo que construye el ERP.
Documentados y diagramados en Figma, entregados a Dirección el 25-jun. Pendiente: aprobación formal — se cierra hoy.
Workflows · el retorno

Los flujos bloqueados son el ROI del ERP

Cada módulo del ERP enciende flujos de ingreso recurrente sobre los ~12,150 pacientes.
MVP 1 · Agenda
sep 2026
F6 anti no-show
F12 recordatorio de sesiones
F19 lista de espera
MVP 2 · Caja + Planes
oct 2026
F15 tratamientos abandonados
F16 cobranza de saldos
F9 con planes reales
Recall F10 / F11
ya → creciente
Arranca ya como campaña (tags de la BD limpia) y se vuelve automático con cobertura creciente del historial.
Honestidad con el recall: el ERP solo conoce la última visita de quien ya pasó por él. KPI: % de la base con última visita confiable (meta 30% a 3 meses → 70% a 12).
Cómo se enciende

Activación por olas — con las reglas de Meta

OLA 1 · YA (julio)
Reactivo, dentro de la ventana 24h
  • • Transversales A y B (opt-in + escalado)
  • • F1 captación · F9 en conversación
  • • F1B parcial (mensaje +4–8h)
  • • F2, F3, F4, F5 reactivos
OLA 2 · TEMPLATES META
Proactivo — plantillas + warm-up
  • • F1B completo, F7, F8, F14, F18
  • • F10/F11 en campañas segmentadas
  • • F17 membresía (pasarela peruana)
  • • Warm-up: 50→200→500/día
OLA 3 · DATOS DEL ERP
El bot genera ingreso solo
  • • sep-26: F6, F12, F19
  • • oct-26: F15, F16
  • • dic-26: F10/F11 automáticos
Regla Meta: todo mensaje proactivo fuera de 24h exige plantilla pre-aprobada (1–2 días c/u). Los templates del cliente están pendientes desde el 28-jun — son el cuello de botella de julio.
Para desbloquear todo lo demás

3 decisiones para hoy

1
Evaluación a extranjeros
¿El pago de la evaluación se acredita al tratamiento si aceptan el plan?
2
Garantía de 1 año por escrito
Qué cubre y condiciones — el bot responde sobre tickets de S/ 5,000–30,000.
3
Aprobación formal del catálogo
Sin ella no se congelan los guiones ni se suben los templates a Meta.
03

Usuarios
y roles

Quién ve, quién opera y quién aprueba — la misma estructura hoy en GHL y mañana en el ERP.
Mínimo privilegio

Quién ve, quién opera, quién aprueba

CapacidadJennifer
leads		Sandra
contab.		RecepciónDras.DirecciónHelen
mkt		EQAPLA
WhatsApp comercial (leads)O——VVVcfg
Agenda / calendariosO—OOV—cfg
Historia clínica / odontograma———OV agreg.——
Cotizaciones / presupuestosVVVOA dcto.—cfg
Caja + validación de pagosO*A validaOVA exc.——
Facturación (SUNAT)—O/AO—V—cfg
Pagos a médicos (%)—O—V propiaA——
Reportes / dashboardsVVVVV todoV pautaO
Configuración (usuarios, bot)————A—O
— sin acceso · V ver · O operar · A aprobar · cfg = solo configuración.   *Jennifer registra el pago reportado, nunca lo confirma (sin acceso a bancos). EQAPLA administra la plataforma sin leer contenido clínico.
No negociable

Las reglas de oro de seguridad

🔒 Ningún pago se confirma sin Sandra. Dos estados distintos: reportado ≠ validado.
🔒 Datos clínicos solo para clínicos (Ley 29733). Dirección recibe agregados, no detalle.
🔒 Descuentos: solo Dirección aprueba — y quedan registrados.
🔒 Dos líneas de WhatsApp: comercial y recepción. No se cruzan.
🔒 Un usuario = una persona. Todo queda en el log de auditoría.
🔒 EQAPLA no opera dinero ni lee clínico. Offboarding el mismo día.
De GHL al ERP:  hoy estas reglas viven en campos + procedimiento acordado; con el ERP cada celda se vuelve regla de software (Supabase + RLS). Al apagar GHL, los roles migran 1:1 — no se reentrena a nadie.
04

El ERP,
módulo por módulo

Priorizado por dolor e ingreso. 10 meses, 5 entregas, 2 apagados — nada se apaga por fecha, se apaga por checklist.
Principio rector

Primero lo que sangra plata

Se prioriza por dolor e ingreso, no por lógica técnica: primero lo que se pierde hoy, después lo que ordena, al final lo que optimiza.
MóduloPor qué va en ese orden
1–2Pacientes + AgendaFicha única y agenda: sin esto no hay recall ni cobranza. Llena huecos = ingreso directo.
3–4Cotización + CajaRecupera tratamientos abandonados y saldos sin cobrar — plata que ya es de la clínica.
5–6Odontograma + SUNATAdiós al papel + facturación NubeFacT. Al completarse: se apaga Doctocliq.
7WhatsApp propio + botAl completarse: se apaga GHL — los 19 flujos corren sobre datos propios.
8–10Pagos médicos · Reportes · InventarioOptimización: mueren las hojas de cálculo; Dirección ve el negocio en un tablero.
Transversal desde el primer MVP: el portal de roles y permisos (la matriz anterior se vuelve software).
Roadmap maestro

10 meses, 5 entregas, 2 apagados

JulAgoSepOctNovDicEne27FebMarAbrMayJunJul
MVP 1 · Pacientes+Agenda
jul → sep
MVP 2 · Cotización+Caja
sep → oct
MVP 3 · Clínico+SUNAT
oct → nov
MVP 4 · WhatsApp propio
dic → feb
MVP 5 · Gestión
mar → abr
🔴 Doctocliq OFF — dic 2026. Gatillo: checklist clínico + SUNAT. Aquí recién arranca la cuota.
🔴 GoHighLevel OFF — mar 2027. 3 meses después: número migrado + 30 días de observación sin caída de conversión.
Las fechas son el estimado base; manda el checklist. Si un insumo del cliente se retrasa una semana, el MVP dependiente corre una semana.
El ERP · detalle

MVP 1 y 2 — el núcleo y el dinero

MVP 1 · Pacientes + Agenda
jul → sep 2026 · 9 semanas
Ficha única, importación de los 12,109 contactos, agenda multi-doctora con estados, roles.
Regla clave: el bot nunca escribe la agenda — propone y solo el ERP crea la cita. Cero double-booking.
Desbloquea: F6, F12, F19.
MVP 2 · Cotización + Caja
sep → oct 2026 · 7 semanas
Cotizador, planes por fases, saldos y conciliación asistida (Sandra valida en pantalla).
Kulki API: go/no-go el 15-ago. El flujo asistido es el diseño base, no un plan B.
Desbloquea: F15, F16, F9.
⚠ Punto de control: si el MVP 2 se retrasa más de 6 semanas, se reabre el Escenario A (SIT-Dental / Dentalink). La clínica nunca queda atrapada en una construcción que no avanza.
El ERP · detalle

MVP 3 — el que apaga Doctocliq

Odontograma + HC + NubeFacT
oct → nov 2026
Odontograma digital, historia clínica por sesión, consentimiento con trazabilidad, y el ciclo fiscal completo vía API NubeFacT (boletas, facturas, NC/ND, resumen diario).
Desbloquea: F10/F11 automáticos, F7, F3 con historial real.
Checklist para apagar Doctocliq · dic 2026
☐ Agenda: 4 semanas al 100% en el ERP
☐ Clínico: 0 papel en pacientes nuevos
☐ Dinero: 1 mes de paralelo, diferencia <1%
☐ SUNAT: lote aceptado + 2 semanas sin rechazos
☐ Respaldo: export íntegro archivado
Al cumplirse → se cancela Doctocliq y recién ahí arranca la cuota del ERP. Se cambia una cuota por otra: nunca se pagan dos sistemas clínicos.
El ERP · detalle

MVP 4 y 5 — WhatsApp propio y gestión

MVP 4 · WhatsApp propio ⭐
dic 2026 → feb 2027
WhatsApp Cloud API directa con Meta, bandeja multiagente, los 19 flujos sobre datos nativos.
Al final: se corta el número y GHL queda en solo-lectura.
MVP 5 · Gestión
mar → abr 2027
Pagos a médicos por %, dashboards de Dirección, inventario simple.
ERP completo → propiedad 100% de la clínica.
Por qué GHL se apaga al final:  sostiene 5 funciones a la vez (CRM, pipeline, WhatsApp, calendarios, recordatorios). Primero el ERP construye la capa de datos y alimenta al bot; recién cuando migrar no pierde ninguna capacidad, se corta.
El corte más delicado

Cómo se migra el WhatsApp sin perder un lead

Un número vive en un solo proveedor a la vez — no existe el "paralelo". Sí existe: ensayo + corte controlado + vuelta atrás.
1
Shadow-run
El ERP simula respuestas en sombra 2–4 semanas hasta que el bot nuevo no falla.
2
Templates ANTES
Todas las plantillas re-aprobadas antes del corte. El gate más duro.
3
Cutover fin de semana
Migra con calidad en verde, bajo volumen. GHL queda en solo-lectura.
4
30 días de observación
Se mide contra el baseline de las semanas previas. Rollback documentado.
La migración de número entre proveedores es reversible. El número de Recepción (separado) queda como canal de contingencia. El historial se exporta de GHL vía API antes de cancelar.
Convivencia GHL ↔ ERP

Quién es dueño de cada dato

DatoHOY (jul 26)TRANSICIÓNDESTINO (mar 27)
ContactosGHLERP → sincroniza a GHLERP
un solo sistema,
de la clínica
ConversacionesGHLGHL hasta el cutover (MVP 4)
AgendaDoctocliq + GHLERP desde MVP 1
ClínicoPapel + DoctocliqERP desde MVP 3
Dinero / SUNATDoctocliq + NubeFactDoctocliq → ERP (dic 26)
Flujo en transición: ERP → GHL (el ERP alimenta al bot). Nunca dos sistemas escribiendo el mismo dato.
Privacidad (Ley 29733): diagnóstico y tratamiento nunca salen del ERP; a GHL solo llega "enviar plantilla X".
El trabajo que nadie ve

Migración de datos: el plan explícito

El problema raíz — Doctocliq sin API — también aplica para sacar los datos. Workstream propio, con responsables.
1
Auditoría de exports — julio
Qué exporta Doctocliq: pacientes ✓ · pagos, presupuestos, citas ⚠. Hernán, antes del 31-jul.
2
Saldos abiertos — oct/nov
Solo pacientes con saldo activo (decenas, no 12,000). Dueña: Sandra, con pantalla asistida.
3
Historias en papel
No se digitan miles. Regla: "se digitaliza en la próxima cita". El archivo físico se conserva (~15 años).
4
Respaldo total
Export íntegro archivado y verificado antes de cancelar. Nada se pierde.
Este workstream corre en paralelo a los MVPs y está dentro del alcance del proyecto — no es un extra que aparece después.
05

Números, plan
y riesgos

Qué se paga y qué se deja de pagar, cómo sube la conversión desde el mes 2, y cómo cerramos los riesgos.
Inversión y modelo comercial

Qué se paga, cuándo, y qué se deja de pagar

ConceptoConstrucción
(jul–nov 26)		Doctocliq OFF
(dic 26)		GHL OFF
(mar 27)		Fin de cuotas
Licencia Doctocliqse pagaS/ 0S/ 0S/ 0
Licencia GHLse pagase paga aúnS/ 0S/ 0
Cuota ERPS/ 0USD 350/mes (S/ 1,300)continúames 18 → propiedad
Infra · PSE · soporte—incluido en la cuotaincluidoUSD 100/mes
La propuesta
USD 350/mes (≈ S/ 1,300) × 18 meses → propiedad
Arranca al apagar Doctocliq (dic-26), nunca durante la construcción. Al mes 18 el ERP es de la clínica; luego mantenimiento USD 100/mes. Repo a nombre de la clínica desde el día 1. Si el checklist se retrasa, la cuota se corre con él.
Por qué conviene · a 4 años
ERP: ~USD 9,300 y es suyo.
SaaS con API: ~USD 13,000 y nunca lo es.
Ahorra ~USD 3,700 + queda con un activo propio.
Plan mejorado · jul–dic 2026

Dos carriles: convertir ahora, construir en paralelo

MesCarril 1 · Conversión (GHL + bot)Carril 2 · ERPKPI que se mueve
JulBot en producción · warm-up · dashboard v1 (baseline)Kickoff · diseño MVP 11ª respuesta <5 min · seguimiento 100%
AgoF9 financiamiento · 1ª ola de reactivación · reseñasConstrucción MVP 1Eval→plan aceptado · ticket
SepReactivación de pauta · SOPsMVP 1 a producción 🔓 F6/F12/F19 · inicia MVP 2% no-show empieza a bajar
OctRecall F10/F11 en campañas recurrentesMVP 2 a producción 🔓 F15/F16 · inicia MVP 3Ingresos por reactivación
NovF16 cobranza · F17 membresíasMVP 3 clínico+SUNAT · paralelo de pagos + lote SUNATS/ cobrados · ticket con financiamiento
DicOperación estabilizada · revisión vs baselineDoctocliq OFF · arranca la cuota · inicia MVP 4Ingresos totales vs baseline
No son dos proyectos: el ERP es el combustible de datos del bot. Cada 🔓 es un módulo encendiendo flujos de ingreso hoy bloqueados.
El compromiso del mes 2

Julio: así sube la conversión

La fuga
~75% de quienes pagaban su evaluación se perdían en el silencio posterior. Nadie hacía seguimiento del plan.
El ataque — F1B
Secuencia automática: 4–8h → 72h → llamada al día 3.
Nadie se marca "perdido" sin 3 intentos en 2 canales.
Se firma en agosto con baseline real
Plan aceptado ~25% → ~40% en 60 días
No-show <15% con F6 (sep–oct)
+15–25 reseñas Google al mes
1ª respuesta <5 min, 24/7
Regla de la casa: el 75% es diagnóstico, no baseline medido. Julio mide, agosto firma metas contra datos propios.
El dashboard de leads v1 (en vivo desde julio) trae además una fila en soles: ingresos por evaluaciones pagadas y por reactivación.
De frente

Riesgos, cumplimiento y continuidad

RiesgoCómo se cierra
Ley 29733 (datos de salud)Cifrado + accesos por rol + consentimiento por el bot + inscripción del banco de datos ante la ANPD + retención de HC ~15 años.
Caída de internet / sistemaModo contingencia: agenda del día exportada cada noche + ficha en modo lectura offline + respaldo diario a bucket propio. (La razón por la que la HC volvió al papel.)
"¿Y si EQAPLA desaparece?"Repo a nombre de la clínica desde el día 1 + stack estándar + documentación + SLA en la cuota + handover por contrato.
Reputación del númeroWarm-up gradual + monitoreo con pausa automática si baja de verde + campañas solo a base con relación previa.
Retraso de un móduloGHL y Doctocliq siguen operando. Punto de control: MVP 2 con +6 semanas → se reabre el Escenario A.
Para arrancar el lunes

Qué necesitamos, de quién, para cuándo

DueñoInsumoFecha
DirecciónAprobar catálogo + 2 decisiones + plan de pago (USD 350 × 18)hoy
MiguelTemplates de WhatsApp (pendientes del 28-jun)esta semana
Jorge LuisExport Cartavio + cuadro de seguimiento + roles por usuario17-jul
SandraSaldos por cobrar, planes sin completar y ticket promedio (para el ROI en soles)17-jul
Regla pactada: cada semana de retraso de un insumo corre una semana el MVP que depende de él, y la cuota se corre con el checklist. Firmamos el plan y la tabla juntos.
1 / 28